Records Management nach ISO 15489

Die Internationale Norm ISO 15489:2016-04 "Information und Dokumentation" legt Begriffe und Grundsätze zur Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von digitalen Dokumenten oder Dokumenten aus Papier fest.

In Deutschland mehr unter dem Begriff „Schriftgutverwaltung" bekannt, umfasst das „Records Management" die ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind.

Angestrebt wird eine gemeinsame Verwaltung von physischen und elektronischen Informationen, die eine vollständige Sicht auf alle zusammengehörigen Daten und Dokumente ermöglicht.

Angesichts der steigenden Digitalisierung in Industrie und Verwaltung können Mindeststandards und Prinzipien für die geschäftliche Kommunikation eine verbindliche Grundlage zur weltweiten Vereinheitlichung bilden und so zu einer zweifelsfreien Verständigung beitragen.

Ausgehend von einer Einschätzung des Records Management allgemein, soll dieser Leitfaden die Interpretation und Anwendung der englischsprachigen Norm für ein deutschsprachiges Zielpublikum erleichtern. Die Autoren erläutern die Bedeutung von RM unter rechtlichen, unternehmerischen und behördlichen Gesichtspunkten.