Kommunaler Aktenplan 21

Die Aufgaben und Anforderungen an die öffentlichen Verwaltungen haben sich in den letzten Jahren stark verändert und an Bedeutung gewonnen. Die Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns ist daher wichtiger als je zuvor: Alle in einer öffentlichen Verwaltung gebildeten Akten müssen auch bei sehr großem Aktenanfall rasch und vollständig auffindbar sein.

Um die bestmögliche Organisation der Schriftgutverwaltung in den Kommunen zu gewährleisten, hat eine von den kommunalen Spitzenverbänden in Baden-Württemberg eingesetzte Autorenschaft einen Aktenplan für das 21. Jahrhundert erarbeitet. Der »Kommunale Aktenplan 21« dient als Ordnungsinstrument und Leitfaden für die gut geführte und korrekte Schriftgutverwaltung.

Umstellung von »Aktenplan 81« auf »Aktenplan 21«

Der »Kommunale Aktenplan 21« aktualisiert und ersetzt den bisherigen »Aktenplan 81«. Die Ablagesystematik wird durch den »Kommunalen Aktenplan 21« professionell und valide abgebildet. Der Nutzer erhält eine klar strukturierte, verschlankte Ablagesystematik, die sowohl auf Papierakten als auch elektronische Akten anwendbar ist. Der »Kommunale Aktenplan 21« ist damit auch im Hinblick auf kommende Dokumentenmanagementsysteme zuverlässig nutzbar.

Der »Kommunale Aktenplan 21« setzt auf dem Grundgerüst und dem Erscheinungsbild des bewährten »Aktenplans 81« auf. Er bietet eine an heutige Anforderungen angepasste Systematik, die Freiraum für örtliche Strukturen lässt. Der hierarchische Aufbau und das dezimale Ziffernsystem erleichtern die schnelle Orientierung.

Leichter Umstieg auf den neuen Aktenplan

Durch das Einfügen einheitlicher Schemata bei wiederkehrenden standardisierten Ablageerfordernissen können individuelle Gegebenheiten abgebildet werden. Das Beibehalten von Bewährtem ermöglicht es den Kommunen, in vielen Bereichen mit ihrem bisherigen Ziffernsystem weiterzuarbeiten. Gleichzeitig erleichtert es den schrittweisen Umstieg auf die neue Systematik.

Um die Umstellung auf den redaktionell neu überarbeiteten »Kommunalen Aktenplan 21« so fließend wie möglich zu gestalten, erscheint der Aktenplan in einer Basislieferung und in vier Aufbaulieferungen, die den alten Aktenplan Schritt für Schritt ersetzen. Die vorerst weiterhin gültigen Hauptgruppen des »Aktenplans 81« werden sukzessive durch aktualisierte Aktenplanhauptgruppen ersetzt. Dadurch kann eine stufenweise und graduelle Einführung in die bestehende Schriftgutverwaltung durch sukzessive Ersetzung der einzelnen Aktenplanhauptgruppen erfolgen. Der Umstellungsaufwand für die Gemeinden, Städte und Landkreise bleibt dadurch so gering wie möglich.

Empfohlen von Gemeindetag und Landkreistag

Mit dem »Kommunalen Aktenplan 21« schaffen die Herausgeber – Gemeindetag und Landkreistag Baden-Württemberg – eine einheitliche Grundlage der geordneten Aktenführung im kommunalen Bereich. Die einzelnen Hauptgruppen werden vom kompetenten Autorenteam redaktionell überarbeitet. Gemeindetag und Landkreistag empfehlen ihren Mitgliedern, den »Kommunalen Aktenplan 21« als landesweit einheitliches Gliederungssystem für kommunales Schriftgut zu verwenden.

Der »Kommunale Aktenplan 21« ermöglicht eine schnellere Einarbeitung bei Mitarbeiterwechsel und erleichtert die Kommunikation zwischen den Behörden sowie in Zukunft die automatisierte Zuordnung elektronischer Akten.

Synopse und Stichwortverzeichnis

Eine vergleichende Gegenüberstellung der unterschiedlichen Aktenplanfassungen erleichtert das Auffinden geänderter Aktenzeichen. Ein detailliertes Stichwortverzeichnis rundet das Werk ab.