Das sind die 10 häufigsten Fehler in Gebührenangelegenheiten

Dieser Beitrag stellt aus Sicht eines erfahrenen Praktikers zehn Fehler bzw. Versäumnisse dar, die am häufigsten im Gebührenprozess vorkommen und die man deshalb vermeiden sollte.

Von Thomas Bartling.

Als Gutachter bei vielen Gerichtsprozessen über Gebührenstreitigkeiten und auch als Gutachter für die Steuerberaterkammer Hamburg stellt man immer wieder fest, dass in gerichtlichen Auseinandersetzungen häufig Rechtsanwälte eingeschaltet werden, die manchmal keine (oder nur geringe) Kenntnisse von der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) – oder noch von der „alten“ Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) – haben.

Der Steuerberater sollte sich überlegen, den Gebührenprozess – jedenfalls bis zum AG – selbst zu führen und sich selbst (vorher) informieren!

Geht der Prozess zu höheren Gerichten, sollte jedoch ein Rechtsanwalt konsultiert werden, der auf dem Gebiet des Gebührenrechts genügend Kenntnisse besitzt, wenn möglich sogar selbst Steuerberater ist.

Im Übrigen ist bei Gebührenprozessen dem Steuerberater dringend zu empfehlen, vorher die angezweifelten Rechnungen auf ihre ordnungsgemäße Erstellung und die formalen Anforderungen zu überprüfen, sonst scheitert ein solcher Prozess bereits von vorneherein an den formalen Anforderungen.

Dabei ist zu bedenken, dass es nicht als selbstverständlich angesehen werden kann, dass sich alle Prozessbeteiligten (das bezieht sich auch auf die Richter) in Gebühren- und/oder Vergütungsfragen auskennen; in den meisten Fällen wird daher ein Gutachter – in der Regel über die jeweilige Steuerberaterkammer – eingeschaltet, der in Gebühren- und/oder Vergütungsfragen bewandert ist.

Zwar sollte das Gericht in formeller Hinsicht selbst beurteilen können, ob bei der Rechnungsstellung die formellen Vorgaben der StBVV eingehalten worden sind, jedoch verfügen Richter häufig nicht über ausreichende Sachkenntnisse, um die Angemessenheit der einzelnen Gebührenpositionen zu beurteilen.

Die zehn häufigsten Fehler

Nun sollen die zehn häufigsten Fehler, die im Zusammenhang mit Vergütungs-­, Gebühren- oder Honorarabrechnungen vorkommen und zu Streitigkeiten führen, aufgelistet werden:

Fehler 1: Es liegt kein (schriftlicher) Auftrag vor

In der Regel liegen keine (schriftlichen) Aufträge vor! Eine schriftliche Auftragserteilung wird zwar von der StBVV nicht vorgegeben, jedoch bestreiten Mandanten vor Gericht immer wieder, Aufträge entweder überhaupt nicht oder nicht in dem vom Steuerberater berechneten Umfang erteilt zu haben. Es empfiehlt sich daher aus Gründen der Beweissicherung, sich stets einen Auftrag schriftlich erteilen zu lassen.

Fehler 2: Es liegen keine (schriftlichen) Vereinbarungen bei ­abweichenden Gebührentatbeständen vor

Nach § 4 Abs. 4 StBVV muss der Steuerberater den Auftraggeber in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann. Eine entsprechende Information kann entweder in den schriftlichen Steuerberatervertrag oder in Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.

Es ist aber auch möglich, den Mandanten hierüber in Form eines gesonderten Informationsblattes, zB per Brief, E-Mail oder SMS oÄ entsprechend zu informieren. Nicht ausreichend ist eine Information auf der Internetseite des Steuerberaters.

Oft rechnen Steuerberater höhere Gebühren als nach der Steuerberatervergütungsverordnung festgelegt ist, ab, zB wenn Lohnabrechnungen oder Einspruchs- und/oder Finanzgerichtsverfahren nach höheren oder anderen Gebühren – Wertgebühr anstatt der Zeitgebühr – abgerechnet werden sollen.

Diese können aber nur dann abgerechnet werden, wenn dies zuvor mit dem Mandanten vereinbart worden ist und die Vereinbarung in Textform vorliegt. Auch hier sollte der Steuerberater darauf achten, dass der Mandant diese Vereinbarung noch einmal schriftlich bestätigt, damit in einem eventuell erforderlichen späteren Prozess nachgewiesen werden kann, dass der Mandant einer solchen Vereinbarung tatsächlich zugestimmt hat.

Fehler 3: Es fehlt bei Pauschalvereinbarungen die Text- oder Schriftform

Daneben fehlen bei pauschalen Gebührenabrechnungen (zB bei laufender Buchhaltung) die entsprechenden Pauschalvereinbarungen, die neuerdings in Textform und für einen Zeitraum von mindestens einem Jahr zu treffen sind (§ 14 Abs. 1 S. 2 StBVV).

Es ist jedoch darauf zu achten, dass nicht jede Leistung pauschaliert werden kann (§ 14 Abs. 2 StBVV). Während bis zur Änderung dieses Paragraphen in 2017 von „Schriftform“ auf „Textform“ noch galt, dass diese Pauschalvereinbarungen auch von beiden Parteien unterschrieben sein mussten, genügt jetzt die Textform. Aber Vorsicht! Im Streitfall muss bewiesen werden, dass der Mandant die Pauschalvereinbarung auch in Textform erhalten hat.

Fehler 4: Vergütungen/Gebühren werden falsch in Ansatz ­gebracht

Falsche Ansätze: Anstatt der Wertgebühr wird sehr oft die Zeitgebühr genommen. Das geschieht in der Regel bei Leistungen nach § 21 StBVV„Rat und Auskunft“; hier sieht die StBVV grundsätzlich die Wert- und nicht die Zeitgebühr vor! Der Steuerberater kann aber an Stelle der Wertgebühr die Zeitgebühr ansetzen, wenn sich ein Gegenstandswert nicht bestimmen oder schätzen lässt.

Wird die Zeitgebühr angesetzt, sind dann aber unbedingt die angefallenen Zeiten korrekt festzuhalten, mit ausreichendem Text, wann und was gemacht wurde, mit wem gesprochen wurde und worüber! (Notiz: „Gespräch mit Mandant“ genügt nicht! Es muss korrekt heißen: „Mitarbeiter xy, Gespräch mit Mandant M am 5.8.2018 über Buchhaltung Juli 2018“).

Fehler 5: Es wird häufig die Höchstgebühr angesetzt

Die Höchstgebühr anzusetzen, ohne diese im Detail zu begründen, macht die Rechnung zwar grundsätzlich nicht falsch, führt aber häufig zu Rechtstreitigkeiten. Nach neuester Rechtsprechung kann jedoch die Mittelgebühr angesetzt werden, wenn es sich um eine Leistung von „mittlerer Art“ und „mittlerem Schwierigkeitsgrad“ handelt.

Als Ausgangspunkt von der Mindestgebühr auszugehen, ist durch die Rechtsprechung überholt. Soll von der Mittelgebühr abgewichen werden, ist es wichtig, stets Anmerkungen zu machen (in der Rechnung oder im Begleitbrief zur Rechnung), warum, wieso, weshalb! – so die sehr restriktive Rechtsprechung, andernfalls können davon abweichende Gebühren nicht anerkannt werden. Der Steuerberater muss nicht mehr nachweisen, dass die in Rechnung gestellte Leistung nur unterdurchschnittlich schwierig war, sondern er kann in allen Angelegenheiten die Mittelgebühr berechnen.

Fehler 6: Paragraphen, Tabellen und Zehntel-Sätze werden nicht in die Rechnung mit aufgenommen

Grundsätzlich müssen die einschlägigen Paragraphen, Tabellen und Zehntel-Sätze in die Rechnung mit aufgenommen werden. Die Zehntel-Sätze sind zwar nicht zwingend im Gesetz vorgegeben, erleichtern aber dem Richter den Nachvollzug einer Rechnung.

Fehler 7: Die Angemessenheit der Gebührenhöhe wird nicht überprüft

Die Angemessenheit der Gebühren für die erbrachten Leistungen ist grundsätzlich für jede Angelegenheit zu überprüfen, dh, die Abrechnung der erbrachten Leistungen muss angemessen sein. Weder bei den Stundensätzen noch bei den Zehntel-Sätzen dürfen die Gebühren zu hoch angesetzt werden. In § 64 StBerG heißt es: „Die Höhe der Gebühren darf den Rahmen des Angemessenen nicht übersteigen und hat sich nach Zeitaufwand, Wert des Objekts und Art der Aufgabe zu richten.“

Fehler 8: Der Ansatz der Auslagen wird vergessen

Der Ansatz von Auslagen wird meist vergessen (§ 16 StBVV – korrekt heißt diese Position: „Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen“), das gleiche gilt für den Ansatz der Zeitgebühr bei der Prüfung von Steuerbescheiden (§ 28 StBVV). Diese Leistungen werden häufig nicht in Rechnung gestellt. Empfehlung: diese Tätigkeiten in den Auftrag und/oder in die Vollmacht mit aufnehmen!

Fehler 9: Gebührentatbestand, Auslagen, angewandte ­Vorschriften der StBVV werden nicht (korrekt) genannt

Es muss stets darauf geachtet werden, dass der § 9 Abs. 2 StBVV strikt eingehalten wird: ua Bezeichnung des Gebührentatbestandes, Bezeichnung der Auslagen, der angewandten Vorschriften der StBVV und bei Wertgebühren auch die Angabe des Gegenstandswertes.

Auch darauf achten, dass die richtigen Werte angesetzt werden, zB bei Abrechnung nach Umsatz der korrekte Jahresumsatz, nicht der vorläufige! Dieser steht aber immer erst im Folgejahr fest. Auch hier kann der in der Rechnung falsch angesetzte Jahresumsatz zur Nichtigkeit und daher zur Nicht-Einklagbarkeit einer Rechnung führen.

Jedoch ist grundsätzlich (auch noch im Prozess) eine nachträgliche Korrektur des Gegenstandswertes möglich.

Fehler 10: Die Unterschrift wird vergessen (oder kann nicht nachgewiesen werden)

Unterschrift nicht vergessen (§ 9 Abs. 1 StBVV) und auf der Kopie für die eigenen Akten mit festhalten – als späteren Beweis! Das Unterschriftserfordernis besteht nach wie vor und ist bisher gesetzlich nicht geändert worden, obwohl der Trend zur elektronischen Rechnung auch bei Steuerberatern nicht aufzuhalten ist.

Es empfiehlt sich daher, mit dem Mandanten schriftlich zu vereinbaren, dass er mit der elektronischen Rechnung einverstanden ist und dass er auf die persönliche Unterschrift des Steuerberaters auf zukünftigen elektronischen Rechnungen des Steuerberaters verzichtet.

Fazit

Wer die genannten zehn Fehler in seinen Rechnungen und/oder Gebührenangelegenheiten vermeidet, ist immer auf der „richtigen Seite!“

Dipl.-Kfm. Thomas Bartling ist Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsbeistand und Fachberater für Internationales Steuerrecht in Hamburg. Er ist Vizepräsident der Steuerberaterkammer Hamburg und Referent für Gebührenangelegenheiten.

Dieser Text stammt aus der DStR 45/2018. Sie können die DStR kostenlos im Probeabo testen.